L’iter di approvazione del Bilancio/Rendiconto d’esercizio

Ai fini civilistici, gli enti non commerciali non hanno vincoli specifici di natura contabile o amministrativa in termini di rendicontazione, a parte l’obbligo di convocazione dell’assemblea degli associati una volta l’anno per l’approvazione del bilancio.
L’unico adempimento previsto dal codice civile, peraltro relativo alle sole associazioni riconosciute, è quello dell’art. 20, comma 1, relativamente alla convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio, Il quale così dispone: “L'assemblea delle associazioni deve essere convocata dagli amministratori una volta l'anno per l'approvazione del bilancio”. Tale obbligo, nonostante sia posto per le associazioni riconosciute, si applica comunque alla generalità degli enti associativi e quindi anche alle associazioni non riconosciute.
Gli enti non commerciali non devono invece tenere le scritture contabili di cui agli artt. 2214 e ss. del codice civile, il cui obbligo è previsto, infatti, solo per le imprese.
 
La predisposizione del bilancio o rendiconto d’esercizio è di competenza del Consiglio direttivo, che deve redigere apposito verbale (da conservare nel Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio direttivo) contenente il progetto di bilancio, il quale dovrà infine essere approvato dall’assemblea.
La convocazione dell’assemblea avviene di solito mediante avviso scritto, contenente l’ordine del giorno degli argomenti da trattare, spedito o notificato agli associati nel loro domicilio eletto. Questa disposizione è tuttavia derogabile dallo statuto, il quale può legittimamente prevedere modalità di convocazione diverse da quelle indicate.
Riguardo al termine di convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio, il codice civile non prevede nulla. Si prende a riferimento l’art. 2364, comma 2, del codice civile inserito nel Titolo V delle Società, che prevede: “L'assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l'anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale. Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all'oggetto della società”.
 
Per gli enti con esercizio coincidente con l’anno solare l’assemblea, quindi, deve essere convocata entro il 30 aprile (29 aprile per gli anni bisestili), e deve essere formulata in modo da permettere ai soci di prepararsi sugli argomenti oggetto della discussione assembleare. Anche in mancanza della convocazione, l’assemblea si reputa regolarmente costituita se sono presenti tutti gli associati e le deliberazioni sono prese all’unanimità.
Il Presidente ed il Segretario, proclamata l’apertura dell’assemblea nei termini previsti dalla convocazione e precisato se si tratti di un adunanza in prima od in seconda convocazione, accertano l’identità dei presenti e la legittima partecipazione, verificando l’iscrizione dei soggetti nel Libro Soci, la maggiore età e le eventuali deleghe, rilasciate nel rispetto della legge e dello statuto.
 
E’ opportuno raccogliere le firme dei presenti su un apposito prospetto redatto in forma libera, da conservare agli atti dell’ente unitamente alla prova dell’avvenuta convocazione.
Le deliberazioni dell’assemblea dei soci sono validamente prese:
in prima convocazione, con la presenza di almeno metà degli associati con maggioranza dei voti;
in seconda convocazione, qualunque sia il numero dei partecipanti.
 
Si ricorda che nelle deliberazioni di approvazione del bilancio gli amministratori non hanno voto.
 
Procedura di approvazione
La procedura di approvazione del bilancio dell'associazione deve, in generale, rispettare questi passaggi:
preparazione del progetto di bilancio da parte del Consiglio Direttivo;
il Collegio dei Revisori (se previsto) stende una propria relazione dove si prende atto che il bilancio è conforme (o meno) ai documenti e alle scritture contabili, e che esso risponde alle prescrizioni di legge e di statuto;
il progetto di bilancio viene sottoposto all'Assemblea ordinaria dei soci per la relativa approvazione.
L'approvazione da parte dell'assemblea dei soci rende definitivi e non più modificabili il bilancio e i documenti collegati.
 
Pubblicità del bilancio
Il bilancio non va depositato presso alcun Ente (es. Camera di Commercio). Esso resta agli atti dell'ente, in libera consultazione per i soci.
A fini promozionali molte associazioni pubblicano il bilancio sul proprio sito internet.
 
                                                          
A cura dello Studio del Dott. Antonino Guella
 
 
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