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| Il libro soci e il registro dei volontari |
Il libro dei soci ed il registro dei volontari sono spesso usati nella pratica come sinonimi e ritenuti essere due documenti uguali, anche se tali non sono: si tratta infatti di due scritture sociali distinte l’una dall’altra.
Il libro soci è, come detto in una delle precedenti newsletter (giuridico fiscale numero 4), uno dei documenti fondamentali che ogni associazione è obbligata a redigere e soprattutto a tenere aggiornato. In tale libro devono essere annotati i dati anagrafici dei soci, così come la data di ammissione degli stessi e l’eventuale data in cui essi hanno perso la qualifica di socio.
La legge non prevede alcuna particolare formalità in relazione alla tenuta del libro soci, potendo quindi questo essere redatto indifferentemente in formato cartaceo oppure anche su semplici fogli di computer (tramite ad esempio un foglio Excel): quello che è obbligatorio è che esso ci sia e che venga continuamente aggiornato.
Il registro dei volontari è un documento che deve invece essere tenuto solamente dalle Organizzazioni di volontariato (da qui in avanti Odv), cioè da quelle associazioni che operano nel campo della solidarietà e che rivolgono la propria azione esclusivamente nei confronti di soggetti svantaggiati o che si trovano in particolare condizione di bisogno e disagio. Tali organizzazioni sono iscritte nell’Albo provinciale delle Organizzazioni di volontariato, il quale è un registro pubblico curato e gestito dall’Ufficio per il volontariato e la mobilità delle persone diversamente abili della Provincia autonoma di Trento. Per ottenere la qualifica di Odv è quindi necessaria l’iscrizione in tale Albo: le associazioni che non risultano iscritte non sono considerate essere Odv e non possono quindi usufruire delle agevolazioni fiscali che la legge ricollega al possesso di tale qualifica.
Il D.M. 14 febbraio del 1992 obbliga solamente le Odv a “tenere il registro degli aderenti che prestano attività di volontariato”, cioè di tutte quelle persone che prestano un servizio attivo e a titolo di volontariato all’interno dell’associazione. Tale registro potrebbe, in astratto, coincidere con il libro soci qualora tutti i soci dell’ente siano anche volontari “attivi” (e in tal caso sarebbe sufficiente la tenuta del registro dei volontari e non anche quella del libro soci); oppure potrebbe invece (ed è forse il caso più frequente) non coincidere, quando ad esempio vi siano anche soci che non prestano attività di volontariato (i cosiddetti soci “passivi”, che si limitano a versare la quota associativa ed a partecipare alle Assemblee dell’associazione). In quest’ultimo caso è necessario tenere sia il libro dei soci, che racchiude tutti i soci dell’ente (sia quelli “passivi” che quelli “attivi”), sia il registro dei volontari, il quale raccoglie solo coloro che prestano la loro attività di volontariato nell’associazione.
L’articolo 3, comma 1, del D.M. 14 febbraio del 1992 prescrive che tale registro debba, prima di essere posto in uso, venire “numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio” da un pubblico ufficiale a ciò abilitato (può essere un segretario comunale o un notaio), il quale deve anche dichiarare, nell’ultima pagina del registro, il numero di fogli che lo compongono. Visti tali adempimenti obbligatori è evidente che, a differenza del libro dei soci (la cui forma è come visto libera), il registro dei volontari deve essere tenuto su un formato cartaceo (può essere anche un semplice quaderno).
I dati che devono essere indicati per ogni volontario sono i dati anagrafici (nome e cognome; data e luogo di nascita; luogo di residenza), oltre alla data in cui la persona ha iniziato a svolgere l’attività di volontariato nell’associazione e a quella in cui ha smesso di svolgere la propria opera a titolo di volontariato.
L’obbligo di redigere il registro dei volontari è strettamente legato alla natura delle Odv, le quali, secondo l’articolo 3, comma 1, della Legge 266 del 1991 sono tali solo se si avvalgono “in modo determinante e prevalente” delle prestazioni volontarie e gratuite dei propri aderenti.
La natura istituzionale e riconosciuta dell’attività di volontariato all’interno delle Odv ha inoltre portato il legislatore a legarla all’obbligo di stipulare un’assicurazione: l’articolo 1 del D.M. 14 febbraio 1992 afferma infatti che le Odv devono assicurare i propri aderenti che prestano attività di volontariato contro gi infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività prestata, oltre che per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi nell’esercizio della stessa attività.
Da qui si comprende l’importanza ed il senso di redigere il registro dei volontari in maniera separata dal libro soci: le persone che dovranno obbligatoriamente essere assicurate sono infatti soltanto quelle i cui nominativi compaiono nel registro dei volontari.
A cura del dott. Daniele Erler
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